101專案管理一日特訓班 課程心得

開始工作大概也兩年多了，最近又回顧了一次 V018用經營公司的思維經營你的人生，出社會的頭幾年，想像自己是一台至少要航行 35 年的飛機，用力，都不一定可以優雅地對抗地心引力，讓自己保持在同一個水平高度 XD

加上體感容易把生活填得太滿（其實是如果不刻意規劃，生活會自己填滿他自己，只是不見得如個人預期），陷入一種忘記『把頭探出水平面』，退一步想想自己要什麼的日常。甚至可能會覺得有在學習、接觸新的人事物，就是有在進步！？

但若把個人之於社會，大概分為四個階段來換取合宜的報酬的概念加進來：從賣時間 → 賣技能（修水電、資料分析等） → 賣解決方案（0-1 把產品推上市，髮型設計師）→ 賣產品（線上課程、半導體晶片）。你會發現想跨入下一階段，還真的沒那麼簡單…最基本地『下一階段的常識，往往是這一階段的未知』，更重要是意識到自己的時間終究有限，天賦、學習能力也有極限。你得承認自己不是個全才 XD

如果不專心把自己想成產品一樣地經營，先想想自己要什麼？想過什麼樣的生活？（願景），然後想想自己有什麼、會什麼？（現有技能、天賦熱情，而且最好體察了自己天賦級的不對稱優勢），然後嘗試單點突破，從一個核心技能，然後再發展一個支援技能……其實所有的『多元學習』都將跟休閒沒有什麼兩樣。

甚至就像在打水漂，東摸摸西碰碰，到頭來搞不好挫折感還多過成就感。然後只能安慰自己過得很充實…

經過這樣認知的洗禮，我發現最重要的反倒是有意識地保留耍廢、空白的時間。

好吧，那又回到最實打實的問題，如果需要有意識地把資源放在對的地方，懂得花錢，用錢去買好的認知、餘裕、強健體魄、體驗，甚至是視野，讓自己可以持續地成長，那從現在資料分析的核心技能，又可以怎麼繼續點技能樹呢？在 AI 時代，靠現在會的東西吃一輩子，我還真沒什麼信心哈哈哈哈哈

為什麼會想上這門課？

每天在辦公室晃啊晃，不時會聽到，什麼專案因為 xxx 所以又 delay 了（也許你也常聽到 XD），加上本位主義，報喜不報憂的傾向並不罕見，但是也會聽到有些專案 yyy 如期如質完成（希望我們的都是 XD），那為什麼有有些人可以？有些人卻沒有？除了運氣之外，還有什麼是如果身為當事人，可以多做的？甚至應該少做的？

加上體感做資料分析師，有 1/3 時間其實都在做專案管理，了解需求方要什麼？他有多急？判斷他是想拋個問題丟包給我解決？是想給某人一個 60 分的交代？還是他是真的想跟我合作透過彼此的專業，為彼此創造戰功，為組織創造價值？

一個閃神，怎麼覺得好像接近專案金三角了！？

1. 需求方要什麼？（範疇）

2. 他有多急？（時間）

3. 他願不願意跟我一起協作？（成本，好歹是彼此的時間成本，甚至是腦力成本）

然後這將會交織出這個資料需求（報表或儀表板、行銷名單、模型結果、數位或永續轉型策略）的品質。

自認對於聽說可以很炫炮複雜，也可以很日常，但又有點抽象，虛虛實實，神龍見首不見尾的『專案管理』，真的是一知半解，抱持著應該可以幫助到我做資料分析師的日常，進而創造商業價值的想法；誒要確定內！？做人要踏實，其實只是想要不被突然冒出來的事情殺得措手不及，可以穩定時間下班，進而有餘裕地豐富生活的想法給驅使，所以就來去參加了『大人學』的 101專案管理一日特訓班～

說真的滿有趣的！收穫許多～以下將稍微分享一下課程內容，並以近期專注在資料庫移轉規劃，籌備開案的場景，嘗試思考、分享課堂上的知識、工具，可能可以如何應用到這個工作場景中。如果有幫助到你的話，將是非常開心！當然也請不吝指教或指正 XD

（我是分隔線）

以下是個人初淺的理解：專案管理的本質，就是風險管理。

讓組織針對一個『有資格成功』的事，透過專案管理的知識、技巧，先盤點手上的資源，了解全局後，務實地評估專案的可行性（專案的目標也是可以調整的，或者至少分階段），讓後續邁向成功的過程，可以有所本地面對變動。

以資料庫移轉的專案來看，至少也得聚集技術面、業務面的同仁，這個專案才『有資格成功』，否則連接下來兩個禮拜要做什麼，大概也不會知道！？

或者如果今天專案目標不是要做資料庫移轉，而是要研發火箭，那聚集了一群零售業的菁英，大概也無濟於事。

利害關係人圖

聽到專案 delay，常常是因為有範疇沒有盤點到，到了後期為了 cover 它，只好思考要如何加人、加錢、加時間來補足，偏偏專案越到後期，變動產生的成本往往是指數型上升……像是有些工作不容易切割，原本兩個人做，變成三個人做，溝通的份量會比先前成長一倍，能處理既有事物的時間就少了，反而 delay 更嚴重。

另外一種是用了過份精簡的人力，妄想要一個人當兩個人用，導致團隊沒有餘裕優化流程瓶頸、像是看看 AI 可以怎麼幫上忙、聊聊並排解合作過程的摩擦或資訊不對稱；或者最起碼思考一下怎麼把專案以外的雜事緩一緩，或者交給別人處理。

（當然我也必須承認，人往往最難喬、也很敏感，個人道行可能也還沒到那邊，往後有機會再來分享 XD）

這些對於專案範疇認知的不完整，人力配置過份樂觀，許多時候都是源自對專案利害關係人的認識不夠充足，沒體察到他們對專案的影響，甚至完全忘記他們的存在。

所以專案籌備的一開始最重要的是搞清楚目標、限制還有利害關係人。透過『視覺化』建立專案的利害關係人圖，最起碼專案工作會議有個討論的依據，也可以避免自 high 覺得專案內部一切順風順水，其實外部環境已經在改變，得重新爭取某人的支持。甚至可以用形狀、顏色、大小來區分現在誰是『重要』利害關係人，以及接下來你打算怎麼跟他互動，甚至『影響』對方，然後迭代調整版本。

學習計算成本（任務總成本 = 變動成本＋固定成本）

專案相對於日常工作，在於他少量獨特，甚至也沒人做過，團隊也是臨時編組的。要起案往往要老闆拍板，總是會被問，若以『降本增效』的角度，這個專案到底值不值得？嘗試累積歷史資料，並以『時薪』的角度，計算一下完成一個任務（時薪＊工時），甚至是工作包（WBS, Work Breakdown Structure）大概要花多少錢？

以資料庫移轉的專案來看，值得留意的是，別忘了嘗試把採購新伺服器等硬體資源的固定成本，或者是委外廠商投入人力的變動成本（時薪＊工時）也算進來。

留意成本計算，個人覺得大概可以有幾個好處：

1. 專注讓資深技術同仁、去處理最需要他處理的難題，避免大砲打小鳥

2. 嘗試了解一下，若不做這個資料庫移轉的專案，既有老舊系統維運的硬體、人力成本，大約要多少錢？比較容易回答老闆，那這個專案到底值不值得。

自己可能也會發現，以錢的角度，事情可能比想像中還要來得大，最重要的是讓你更容易判斷，專案內外，什麼才是你上班八小時最值得投入的事。因為你的時間也是錢。

小結論

這堂課，除了一開始的觀念，其實更重要的是跟著講師一起實作完成 PM’s BigTable，讓身為 PM 或者專案核心成員的你，可以一站式地掌握專案『人事時地物錢』的全貌，嘗試從被動解決問題，轉為主動演繹、佈局專案發展的劇本。最後透過個案討論，想像你是 PM，甚至 PM Head，你將如何面對老闆提出的變動要求，以及合理地判斷轄下專案目前是超前、如期，還是其實已經落後？

如果你想逐漸成為運籌帷幄、指揮若定的職場軍師，我覺得這門課可以幫助你有一個很好的起手式！