102流程設計與跨部門溝通 課程心得

為什麼想上這門課？

有了專案管理的概念後（請參考拙作 101專案管理一日特訓班 課程心得），進到專案環境，體感專案的底層邏輯也很有趣……

首先，團隊是臨時編組的，有強有弱，有資深有菜鳥，也不乏團隊精神強、能力超群的潛在戰友，或者本位主義、防衛心很重的同仁（也許他是被指派來的苦主！？），總之形形色色 XD

更重要的議題是，大家是第一次合作，也可能是最後一次合作。另外有一個也很重要的議題是，專案經理往往沒有太多『實權』，這些成員本質上是編制在其他部門下的，搞不好也是抽空處理專案的事。

那為什麼這些人要聽專案的指揮呢？

跟我合作會有什麼好處？

或者至少也讓他們方便跟我合作？甚至喜歡跟我合作？讓彼此可以拿到彼此想要的。哪怕是錢、準時下班、在職場有歸屬感等等。

首先浮出的第一個疑問，有什麼方法可以讓背景各異的大家，可以有效率地凝聚成一個團隊？大家可以對專案 on-the-same-page，知道目標是什麼，意識到或近或遠，障礙物有什麼？還有遇到困難需要協助，可以怎麼反應？

另外，第二個疑問是，開始工作一陣子，難免有一些協助新進同仁熟悉工作的情境，或者若有想往上，如何帶人，把自己的能力、經驗複製給別人，從來也不是容易的事（至少我覺得很難 XD）但是如果不這麼做，自己的能力、時間都有極限，可不想累死！？（承認吧～你也想準時下班）

最後，又很好奇這門課，是怎麼『寓教於樂』？畢竟我覺得『流程設計』聽起來就很高大上，或者至少很難有練習機會，改壞了還被唸，啊不如都維持現狀哈哈哈哈哈

抱持著想要解決以上兩個疑問，就決定來試試囉～

若有任何不足，也請不吝指教或指正 XD

（我是分隔線）

這是目前個人初淺的理解：流程設計的目的，是透過現地現物，解決團隊合作過程當前的問題，進而讓一群人可以凝聚成一個團隊，發揮高效產出。

首先，重點是『現地現物』，所以想拿別人的流程，套用在自己的專案或工作場景，匹配的機率通常不會太高。

再來的重點是，流程就是 PDCA，PDCA 就是流程。

PDCA ＝ Plan, Do, Check, Act（改善）

以下將稍微分享一下課程內容，並以近期專注在資料庫移轉規劃，籌備開案的場景，嘗試思考、分享課堂上的知識、工具，可能可以如何應用到這個工作場景中。

PLAN.3 分段

流程設計基本上就是從計畫開始，先理解目標和執行過程中可能的困難點，然後盤點一下手上的資源，團隊組成綜合下來有哪些優劣勢。然後進行分工，大概也就可以界定好彼此合作的上下游關係。

以資料庫移轉專案來看，可能可以是

1. 目標：汰換老舊資料庫，把人力物力維護成本歸零（降本），並往統一數據平台靠攏，方便跨單位資料整合運用（增效）

2. 困難：老舊資料庫其實有兩顆，維運團隊不同且下游系統、報表使用眾多，專案要分頭梳理，而且理解其中內容的專案成員高度重疊。做一幾乎就不能做二。

3. 編制

• 領域專家（上游）

• 資料應用專家（中游）

• 系統開發維護專家（下游）

4. 優勢：

• 人和，團隊成員過往有往來

• 領域知識充足

• 部分成員有參與大型資料倉儲梳理轉換的經驗

5. 劣勢：

• 專案成員，在專案以外的事物太多，目前花在專案事務的時間破碎，連工作會議也會因為其他會議衝突被迫改期，導致進度追蹤不易，大家很難 on-the-same-page，團隊感自然很難建立，久了會忘記為何而戰

• 核心系統開發維護成員，只有一位。如果遇到單位調動或被指派支援，有沒有 PlanB?

（我是小小分隔線）

先專注在第一個劣勢的討論即可。

首先，最重要的是提升專案的被重視程度。

再來，可以思考上下游之間，要用明確的『產出物』相互連結，讓上游 output 可以『順利』成為下一階段的 input。

為了要『順利』自然就釐清彼此想要什麼？就像是 WBS（Work Breakdown Structure）可以適度地展細： WBS_1，WBS_1.1，WBS_1.1.1，再把東西指派專案成員完成特定任務（Task），因為責任界定清楚，確定要用來交接下去的東西有明確，自然就可以提升責任感，也有機會再放入交付時的自主檢查機制。

好比說，寫規格書，不同的頁籤，可能可以是

• 領域專家（上游）：業務邏輯，像是某些欄位要採月平均，要不要考慮營業日、日曆日差異

• 資料應用專家（中游）：提供新舊資料表對照、欄位對照

• 系統開發維護專家（下游）：提供開發新資料表後，欄位代碼表對照

最後，思考一下，是否要上下游之間都出一個窗口，由窗口對內協調即可。通常扁平化，比較適用於可以單兵作戰的成熟團隊。

DO.2 溝通

嘗試建立一個看板，或儀表板，甚至是資訊平台。讓專案成員可以一站式看到目前的進度。哪些項目正在進行中、處在同一個狀態太久是不是遇到什麼困難？

嘗試建立問題追蹤清單（Issue Log），知道現在專案還有哪些議題待討論，有沒有議題存在相依，並且排出個輕重緩急。

把重要往來郵件或會議記錄等，一站式備存起來，若往後有人想翻案，也有個討論依據。

流程設計不等於畫流程圖

基於『流程就是 PDCA，PDCA 就是流程』，前期還是以釐清上下游，主流程的產出物（Output/Input）最優先，然後團隊取得共識，確立了跨部門的工作介面（產出物交接是什麼）後，才進到部門內的工作流程（子流程），甚至細到個別操作的個人 SOP。最好是迭代小步快走個兩三次。

真要涉及到畫流程圖，大概已經差不多到『流程標準化』的階段了，或許到那時候 P088年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧，會滿切合需求的。

盡量不要在一開始就坐在電腦前畫看起來很 self-contained 的流程圖，然後就撒出去請別人配合，滿可能只會被打槍 XD

最後有餘裕的話，可以再整理輔助流程（相關的支援流程與管理流程）、特殊事件的處理流程。

以資料庫移轉專案來看，輔助流程可能可以是:

1. 新表開發後的測試流程

2. 新表上線後的使用教育訓練規劃

特殊事件的處理流程，可能可以是

1. 新資料表上線後，遇需求變更的申請流程

2. 新資料表上線後，資料品質檢驗（Data Quality Control）的回報流程

小結論

最後關於流程設計，體感有一個小小的檻，或許個人要有意願把自己用 Business Head 的角度去思考，實際一點大概可以是部門主管、專案經理、麥當勞店長、自己開診所的醫師等，甚至類似一種上帝視角。如果個人沒有『意願』嘗試站在 Head 的角度去思考，想單純專注在個人，顧好自己即可，那學習流程設計可能就效益有限。至於做得好不好，熟不熟練，是另外一個議題。我個人也還在學習。

除了上面分享的個人比較有收穫的地方，體感更多的是『告訴我，我會忘記，教會我，我只是記得，讓我深入其中，我便學會』，透過玩遊戲，體察 Before/After，流程設計與優化，將如何讓一群能力出眾的夥伴，共同實踐偉大的航道，或是散在原地像一灘爛泥（笑）

如果你想體驗『流程好壞』的魅力，進而應用到工作、凝聚團隊、經營事業的日常，這堂課將會很適合你！

結論

又回到 V018用經營公司的思維經營你的人生 ，參加了這兩堂課程，對於專案管理與專案的日常（流程設計與跨部門溝通），體感現在大概是以資料分析為核心技能，專案管理為支援技能的狀態 XD

參考 你想成為孔明還是趙括? 和 白馬非馬，專案經理非經理？談「小PM」的定位，想像 PM 的完全體是軍師，現階段大概可以先以扮演一個稱職的『瞭望員』角色開始，那學習動態排程工具（因為資料庫移轉專案，起跳應該有數十個任務 XD），更方便快速看到變動如何影響專案金三角，進而跟專案、利害關係人溝通，或許將是下一塊值得嘗試的拼圖。

在這之前得持續讓專案往前推進才行，邊走邊看，就先寫到這囉！